Atas de registro de preços: como funcionam as prorrogações e reajustes permitidos

Sua empresa participou de uma licitação para registro de preços e venceu. A conquista é celebrada, e a perspectiva de fornecer para o governo por um bom tempo é animadora. 

Mas, logo em seguida, surgem as dúvidas: “Por quanto tempo exatamente meu preço ficará ‘congelado’?”, “E se a inflação subir e meus custos aumentarem, terei prejuízo?”, “O que acontece quando o prazo de um ano da ata terminar?”.

Essas incertezas são comuns e totalmente válidas. Muitos fornecedores temem que a ata de registro de preços seja um instrumento rígido, que os prenda a condições que podem se tornar desvantajosas com o tempo. 

Felizmente, a legislação brasileira, especialmente a Nova Lei de Licitações, prevê mecanismos para garantir o equilíbrio e a justiça do contrato para ambas as partes.

A validade da ata de registro de preços: entendendo os prazos

O primeiro ponto a se entender é a validade da ata. Conforme a Lei nº 14.133/2021 (Art. 84), o prazo de vigência padrão de uma ata de registro de preços é de 1 (um) ano. Durante este período, os órgãos que participaram da licitação podem emitir ordens de compra e contratar seus produtos ou serviços pelos preços que você registrou.

No entanto, este prazo não é necessariamente o fim da linha. A lei permite que essa vigência seja estendida, um processo conhecido como prorrogação de SRP (Sistema de Registro de Preços).

Prorrogação de SRP: as condições para estender o contrato

A prorrogação permite que a ata de registro de preços seja estendida por mais um ano, totalizando uma vigência máxima de até dois anos. Contudo, essa prorrogação não é automática e depende do cumprimento de algumas condições essenciais, detalhadas no Decreto nº 11.462/2023.

• 1. Previsão no Edital: a possibilidade de prorrogação deve estar expressamente prevista no edital de licitação que deu origem à ata. Se o edital foi omisso, a prorrogação não pode ocorrer.
• 2. Vantajosidade para a Administração: esta é a condição principal. Antes de prorrogar, o órgão público deve realizar uma pesquisa de mercado para comprovar que os preços registrados na sua ata continuam iguais ou menores que os praticados no mercado atual. A prorrogação só acontece se for economicamente vantajosa para o governo.
• 3. Concordância do Fornecedor: você, fornecedor, não é obrigado a aceitar a prorrogação. Caso seus custos tenham mudado ou não haja mais interesse comercial, você pode recusar. A prorrogação exige um acordo entre as partes.
• 4. Manutenção das Condições de Habilitação: durante todo o período, sua empresa deve manter todas as condições de habilitação exigidas na licitação original (regularidade fiscal, trabalhista, etc.).

Mantendo o equilíbrio: reajustes e alterações de preços na ata

Aqui está o ponto que mais gera dúvidas: a alteração dos preços registrados. Sim, é possível alterar os valores de uma ata de registro de preços, mas apenas em situações específicas e seguindo regras claras. É importante diferenciar os três tipos de alteração:

Reajuste em sentido estrito: a correção pela inflação

O reajuste serve para corrigir a perda de valor da moeda causada pela inflação. Ele não é um aumento de lucro, mas uma recomposição do poder de compra do preço original.

• Como funciona: ele deve estar previsto no edital e no contrato, atrelado a um índice de preços específico (como IPCA ou INPC).
• Quando ocorre: geralmente, o reajuste só pode ser solicitado após um intervalo de 12 meses da data da proposta ou do último reajuste.

Repactuação: para contratos de serviços contínuos

Este tipo de alteração é específico para contratos de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra (como limpeza, vigilância, etc.).

• Como funciona: a repactuação serve para adequar os preços do contrato às variações de custos da mão de obra, como aumentos salariais definidos em convenções ou dissídios coletivos.
• Quando ocorre: está ligada à data do acordo coletivo de trabalho e exige uma demonstração analítica da variação dos custos pelo fornecedor.

Revisão (Reequilíbrio Econômico-Financeiro): para eventos imprevisíveis

A revisão é a medida mais excepcional. Ela pode ser solicitada a qualquer momento, mas apenas se ocorrerem fatos imprevisíveis, ou previsíveis, mas de consequências incalculáveis, que alterem drasticamente o equilíbrio do contrato, tornando-o excessivamente oneroso para uma das partes.

• Exemplos: uma pandemia que causa uma disparada no preço de um insumo importado, uma nova lei que cria um imposto inesperado sobre o serviço, etc.
• Como funciona: exige uma comprovação robusta por parte do fornecedor de que o evento extraordinário impactou seus custos de forma significativa.

Responsabilidades do fornecedor na ata de registro de preços

Para que a ata de registro de preços funcione bem e possa ser prorrogada, o fornecedor tem deveres importantes:

• Manter o compromisso de fornecimento nas condições e preços registrados durante toda a vigência da ata.
• Atender prontamente às ordens de compra emitidas pelos órgãos participantes.
• Manter todas as condições de habilitação (documentação fiscal, trabalhista, etc.) sempre regulares e atualizadas.
• Comunicar formalmente ao órgão gerenciador qualquer fato que possa impedir o cumprimento de suas obrigações.
• Negociar de boa-fé os pedidos de reajuste ou revisão, sempre com base em dados concretos.

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Uma parceria dinâmica e equilibrada

A ata de registro de preços não é um documento estático que congela sua empresa no tempo. Pelo contrário, a legislação moderna a trata como um instrumento dinâmico, com mecanismos claros para prorrogação de prazo e alteração de valores, garantindo que a relação com a Administração Pública seja justa e economicamente viável para ambas as partes.

Compreender as regras sobre a validade da ata e as possibilidades de reajuste permite que você, fornecedor, participe de licitações para registro de preços com mais segurança. Você pode proteger suas margens de lucro, planejar seus negócios a longo prazo e construir um relacionamento sólido e confiável com o setor público.

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